Czy zebrania nie są po to, by załatwić sprawę? Żeby to się udało, spożytkuj czas na indywidualne spotkania przygotowujące i stworzenie dobrego planu.

Treść rozdziału pt.“Zebranie przyniesie korzyść wtedy, gdy rozpoczniesz je, zanim się zacznie.”

I. Jak ludzie widzą zebrania

Większość liderów lubi działanie, realizację zadań i wyniki. Te rzeczy rzadko dzieją się na zebraniach. Oczekiwania co do nich są wysokie, lecz rezultaty rozczarowują.

Bywa, że prowadzący zebranie jest wszystkim zaskakiwany. Czasem znowu to on zaskakuje, a to może powodować cyniczne nastawienie zgromadzonych.

Są momenty, gdy zebranie jest potrzebne. Lider powinien nauczyć się efektywnie je prowadzić.

II. Co można zrobić, by zebrania przybliżały do celu.

Głównymi przyczynami porażki są:

• Lider bez spójnego planu

• Własne plany innych

Trzeba więc spotkać się wcześniej z kluczowymi ludźmi, którzy wezmą udział w zebraniu, by upewnić się, że mamy te same cele.

Błędem jest myślenie o zebraniu, jak o sposobie na powiedzenie raz tego, co inaczej trzeba by powtarzać wielokrotnie. W tym modelu ryzykujemy brak wsparcia.

Rozpoczynając zebranie zanim się zacznie:

1. Możesz łatwiej uzyskać poparcie.

   Ludzie są przeciwni rzeczom, co do których nie mają wystarczającej wiedzy. Rozmawiając indywidualnie przed zebraniem, zyskujemy możliwość zmiany nastawienia na pozytywne, dzięki lepszemu zorientowaniu głównych uczestników w tematyce.

2. Pozwolisz uczestnikom przyjrzeć się sprawie z określonej perspektywy.

   Ludzie widzą wszystko ze swojej perspektywy, a nie twojej lub jakiejkolwiek innej. Powinieneś pomóc im zrozumieć twój punkt widzenia. Liderzy wymagający, by ludzie zgadzali się bezdyskusyjnie z ich sugestiami niewiele osiągają. Uruchamiają mechanizm odmawiania dla zasady.

3. Zwiększysz swój wpływ.

   Nie inwestując czasu w relacje i spotykając się z ludźmi jedynie podczas zebrań, nie stworzysz dobrych relacji. Nie czują się oni doceniani, nic nie zyskują. Dlaczego mieli by podejmować decyzje zgodne z twoim planem?

4. Unikniesz niemiłego zaskoczenia

5. Nie popełnisz błedu

   Dobrzy liderzy intuicyjnie wiedzą jakie nastroje panują w ich organizacji. Zawsze jednak mogą coś przeoczyć. Na spotkaniu poprzedzającym zebranie mogą otrzymać radę lub informację, która pomoże uniknąć poważnego błędu.

III. Trzy elementy potrzebne, by zebranie było zgodne z planem i efektywne

Poniższa metoda przeprowadzania zebrań pozwala na uporządkowane działanie. W niej każde spotkanie przygotowuje następne.

1. Przekazanie informacji.

   Kilkuminutowe poinformowanie, co wydarzyło się w organizacji od ostatniego zebrania. To nie czas na komentarze i dyskusje.

2. Problemy do rozważenia

   Otwarta i szczera dyskusja na temat spraw do załatwienia. Pod jej koniec ustalone zostaje czy na następnym zebraniu w tej sprawie będzie podjęta ostateczna decyzja.

3. Działanie

   W tej części podejmowane są decyzje. Poruszane są problemy dodane na wcześniejszym zebraniu jako te „do rozważenia”.

W dalszej części rozdziału Maxwell opisuje wagę powyższych rad dotyczących zebrań dla jego kariery zawodowej. Umożliwiło mu to skuteczną pracę w okolicznościach, gdzie wielu wcześniejszych liderów musiało odejść poniósłszy porażkę.

IV. Z kim się spotykać?

Autor pisze o tym, jak planując zebranie najpierw spotkałby się z najbardziej wpływową osobą. Często jest to człowiek będący już długo w organizacji. Zna jej historię, ludzi i wszystkie gorące tematy.

Większego przygotowania wymaga spotkanie, gdy chcemy na nim przeprowadzić zmiany mające wpływ na całą organizację. Warto spotkać się wtedy jeszcze z kilkoma czołowymi jej liderami (czasem razem, czasem osobno). Następnie Maxwell sugeruje, by spotkać się z górnym 20% mającym największy wpływ i „pociągającym za sznurki”.

Właściwe zebranie można przeprowadzić dopiero po powyższych spotkaniach, przeanalizowaniu uzyskanych informacji i potwierdzonych deklaracjach wsparcia.

Im większa zmiana, tym więcej potrzeba czasu przygotowania.

Nie organizuj zebrania, gdy nie możesz przeprowadzić spotkań wstępnych. Nie rób tego również, gdy nie przyniosą one oczekiwanych rezultatów.

Za skutecznością powyższych metod przemawiają fakty. Najgorszy wynik głosowania to 83% za zmianami proponowanymi przez Maxwella.

Moje refleksje na temat powyższego rozdziału

Podobnie jak autor w przeszłości, ja również należę do ludzi unikających zebrań. Na myśl o nich odczuwam niemoc. Zrażają mnie dyrektywnie przekazywane informacje i monologi osób lubiących dominować i moralizować.

Skala problemu rozwlekłych i niewiele wnoszących spotkań jest przeogromna. Można po tym wnosić, że rozwiązanie sprawy nie jest proste.

Aby przygotować spójny plan zebrania potrzebne są jasne cele i znajomość rzeczywistości. Według mnie, aby to było możliwe konieczny jest dialog. Wyjście ze swojego ustalonego punktu patrzenia w stronę pozostałych uczestników.

Zbliżenie poglądów wielu ludzi w trakcie jednego trwającego już spotkania, często okazuje się mrzonką. Kończy się to rozczarowaniem lub poczuciem bycia zagadanym i niezrozumianym.

Żeby przeprowadzić na zebraniu jakąś wizję, muszę czuć się z nią komfortowo. Nawet jeśli nie jest w 100% moja, to chce rozumieć, co stoi u podstaw jej kompromisów. Wzajemne ustępstwa są ceną tego, że nie pozostanę na placu boju sam. Oczywiście muszę nadal wierzyć, że to, o co walczę jest tym, w co wierzę.

Z biegiem czasu okazuje się, że bez rozmów z innymi wpływowymi osobami mój plan byłby dużo uboższy. A przez to zebranie, na którym chciałbym go wprowadzić, mogłoby u mnie zaowocować utratą wiary w przedsięwzięcie.

Wracając do istoty tematu . Zebrania są po to, by załatwić sprawę. Jeśli nie przekonamy ludzi do pomysłu, to nijak tego celu nie osiągniemy. Sukces umożliwiają przygotowujące grunt spotkania indywidualne.

Gdy czuję, że prowadzący zebranie nie słyszy głosów innych uczestników, automatycznie rodzi się we mnie sprzeciw. Nikt nie lubi być traktowany przedmiotowo. Niestety, często się tak dzieje.

Z drugiej strony nie jest wykonalne, by lider wchodził z każdym osobiście w dyskusję. Zazwyczaj na zebraniach rodzi się nieskończenie wiele zastrzeżeń. Często są wśród nich cenne perełki. Jednak ze względu na ilość trudno jest te właśnie wyłowić.

Aby stworzyć atmosferę sprzyjającą wypracowywaniu najlepszych rozwiązań nie wystarczy rozmawiać tylko na zebraniach. Wartościowe więzy między ludźmi potrzebują czasu. Nie do przecenienia jest tu codzienne budowanie wzajemnego zaufania i znajomość siebie nawzajem.

To właśnie dzięki temu wiemy, kogo warto zapytać o zdanie, mimo że sam się do tego nie rwie. Często to tacy ludzie, nie skupiając sił na zdobyciu uwagi, a prowadząc merytoryczne rozmyślania, mają najciekawsze wnioski. Wyczujemy też, kiedy stanowczo przerwać czyjś wywód, który może zabić zaangażowanie w pozostałych uczestnikach.

Będąc ze sobą poza sytuacjami formalnych zebrań, możemy zbudować bezpieczeństwo i zaufanie. Taki klimat jest lekarstwem na wzajemne udowadnianie sobie, że czyjaś racja jest lepsza.

Plan zebrań, który proponuje Maxwell za swoim mentorem Olanem, może być dla mnie dyskusyjny. Nie sprawdzi się w momencie, gdy trzeba natychmiast podjąć decyzję. Zastanawiam się, czy taka nagląca sytuacja jest jednak naturalnym stanem rzeczy. Może zbyt często to efekt niedostatecznego przewidywania.

Punkt pierwszy zaproponowanego planu, czyli zwięzłe przekazanie informacji rzeczywiście jest rzadką sztuką. Pozwala ono zorientować wszystkich w najnowszych zmianach.

Punkt drugi to problemy do rozważenia, ale nie ostatecznego załatwienia. Aby dyskusja była otwarta i szczera, wymagany jest klimat akceptacji i zaangażowania. Nie powstaje on, jeśli wcześniej nie przekonamy się do siebie nawzajem.

Emocjonalnie może nie być łatwe odroczenie rozwiązania sprawy i zakwalifikowanie jej jedynie jako tej do zadecydowania na następnym spotkaniu. Pozostawiamy w ten sposób miejsce dla wielu niewiadomych czynników.

Trudny może się okazać okres poprzedzający spotkanie, na którym ma zostać podjęta decyzja. Będzie on czasem wymagał mozolnych rozmów i negocjacji. Taka jest jednak cena dobrego konsensusu.

Unikniemy też zaskakiwania tych, których zmiany bezpośrednio dotyczą. A jak już pisałem, taka niespodzianka mogłaby wywołać opór. Możemy go uniknąć, dając sobie czas na wyjaśnienie naszego punktu widzenia.

Punkt trzeci to działanie poprzez podejmowanie decyzji. Tu jest miejsce już tylko na te problemy, które zostały wcześniej dokładnie omówione i dobrze ułożyły się w głowach uczestników.

A jak to było u mnie w życiu

Nie stoję na czele żadnej organizacji. Nie będę się więc odwoływał do organizowanych przeze mnie zebrań. Wierzę jednak, że mogę coś wnieść do tematu, jako wymagający uczestnik tego typu spotkań.

Podobnie jak u Maxwella, główna część zebrań w moim życiu dotyczyła inicjatyw opartych na wolontariacie. Taką też sytuację będę rozpatrywał. Tu wzajemne zależności nie są tak oczywiste, jak w przedsięwzięciach o motywach zarobkowych.

Już samo zorganizowanie spotkania, było zazwyczaj sporym wyzwaniem. Myślę że ludzie instynktownie, nie chcą spędzać czasu wolnego od pracy zawodowej na zebraniach.

Kolejną kwestią jest obawa przed sformalizowaniem w ten sposób dobrowolnych działań. Ich istotą jest naturalna motywacja – z porywu serca. Co jeśli zebrania zmieniłyby idee wolontariatu na wzór funkcjonowania korporacji? Miejsce spontaniczności może wtedy zająć przemocowa motywacja i szantaż. Podobnie jak się to stało w systemach totalitarnych wychodzących od szczytnych założeń.

Wynika dla mnie z tego wniosek, że dobre zebrania są szczególnie ważne dla rozwijających się organizacji non profit. Tu konsensus jest bezwzględną podstawą. Motywowanie decyzji jedynie wolą lidera mogłoby doprowadzić do odejścia pozostałych ludzi z zespołu. Nie zatrzyma ich przecież strach przed brakiem pieniędzy i wyrzuceniem z pracy. Jedynie poczucie współtworzenia czegoś wartościowego dla nich samych może być motywacją do zaangażowania w przedsięwzięcia. Jeśli tego zabraknie, rozwój idei przerodzi się w kryzys i zapaść.

Spróbuje teraz zebrać całość jeszcze bardziej od serca:

Dla mnie w tego typu spotkaniach kluczowe jest zespojenie dwóch potrzeb: zebrania wszystkich i zaangażowania każdego osobiście. Trzeba by prowadzący łączył wrażliwość i pewność siebie. Mądrze wyważył między realizacją zaplanowanych działań, a otwarciem na to, co przynosi każda kolejna chwila.

Poza tym konieczna jest uczciwość – autentyczność. Jeśli przewodnik prowadzi zebranych w stronę, która straciła dla niego sens, ludzie to poczują. Dlatego szkoda czasu na zapamiętywanie szczegółów, jak przeprowadzili to inni. Każdy z nas jest niepowtarzalny i tylko będąc sobą może zabrać z sobą resztę towarzystwa.

Znacie sytuacje, kiedy po kilku wysłuchanych zdaniach mówicie sobie: „Przecież ja to wszystko wiem. Po co to powtarzać”. Co by się musiało stać, żeby zebranie nie nastrajało w ten sposób?

A jak jest na spotkaniu z paczką Waszych najulubieńszych, zaufanych przyjaciół? Gdy czas spędzony razem jest oczekiwany i napełnia siłą.

Jaka jest różnica. Czy chodzi tylko o podejście? Tu nic nie trzeba, a wszystko można. Czy na tych nieformalnych spotkaniach nie powstają najlepsze pomysły?

A gdyby tak ma zebraniu z całym zespołem (który co prawda nie jest grupą moich przyjaciół) zachować przynajmniej istotę tamtej otwartości i szczerości. Wtedy nawet gdy sami poczujemy odpływ energii przyznajmy się do tego. Możemy wierzyć, że inni poczują się wtedy zachęceni, by wejść w to miejsce ze swoją inicjatywą.

Wydaje się to ryzykowne, bo przecież w ten sposób ktoś może przejąć moje miejsce, jako prowadzącego spotkanie. Ale jak już we wcześniejszych rozdziałach pisałem, lider nie ma iść z przodu, ale wspierać innych by szli dalej.

Czy naprawdę tak nam zależy na władzy? Bo jaką ma ona wartość, jeśli będzie łamać zamiast łączyć. To właśnie mając tą swobodę i bezpieczeństwo w sercu, mamy największą szansę odważnie i twórczo poprowadzić zebranie.

Wiem, że rolą przywódcy jest podejmować trudne i bolesne decyzje. Często to ich właśnie zebrania dotyczą. Oby w tych chwilach nie być osamotnionym. Jaka niesamowita siła jest w człowieku, który obdarzony zaufaniem i zrozumieniem proponuje to, co trudniejsze i mniej przyjemne.

Nie załatwi sprawy „cel kolektywu”! Ludzie na spotkaniu, ale w intymności swojego wnętrza dobrowolnie wybierają. I te właśnie wybory decydują, czy coś się uda razem zrobić, czy będzie to tylko zadeklarowane.

Zakończenie

Ostatnio noszę w sobie zdanie: ”Nie jest prawdą że zasługujesz tylko na to, co trudne i nieprzyjemne.” Ułatw więc sobie życie i skorzystaj z intuicji: „Dobre planowanie jest zawsze mniej kosztowne, niż nawet właściwe reagowania w sytuacjach, które mogłeś przewidzieć, lecz tego nie zrobiłeś”.(Wayne Schmidt)